Дигитална трансформация и значително подобрена организация са резултатите от внедрената интранет платформа в държавна структура със специални правомощия
Success Story
Визитка на проекта Решение: Система за съвместна работа и организация на работни процеси Продукти: SharePoint Online, Office 365, Power Automate Локация: България Индустрия: Публични услуги Клиент: Държавна организация |
Заданието, което първоначално получи Парафлоу от клиента бе свързано с нуждата от съвременна и ефективна интранет платформа, която да осигури централизиран достъп до вътрешна информация и специализирани документи за служителите. Проектът бе класифициран с изключителна важност за организацията, тъй като отговаряше на необходимостта от по-ефективно управление и оптимизиране на вътрешната комуникация и координация между екипите.
Резултати от внедреното решение
След въвеждането на новата интранет платформа, клиентът отчете следните положителни резултати:
Подобрена ефективност на работните процеси – Системата за лесен достъп до документи и информация, като регистри, календари и вътрешни правила, значително улесни работата на служителите и ръководството на организацията.
По-добра комуникация – Интеграцията с Microsoft Teams позволи на експертите в организацията да обменят бързи коментари и мнения по работни въпроси чрез чат функционалността, което ускори вземането на решения.
Сигурност и автоматизация – Автоматизираните известия и персонализираните права за достъп гарантираха високо ниво на защита на данните, като същевременно намалиха риска от пропускане на важни крайни срокове.
Повишено удобство при управлението на документацията – Подсайтовете позволиха на служителите лесен достъп до текущи и архивирани данни, с автоматични напомняния за крайни срокове и проследяване на документите.
Цели
Основните цели на проекта бяха:
1. Създаване на централизирана и сигурна платформа за управление на документи с повишен капацитет за съхранение.
2. Оптимизиране на вътрешната комуникация чрез лесен достъп до вътрешни документи, календари и контакти.
3. Повишаване на ефективността на работния процес чрез внедряване на функции за автоматизация и известяване при промени в документите.
4. Интеграция с Microsoft Teams за бърза и ефективна комуникация между служителите.
За постигане на тези цели беше избран подход, базиран на Microsoft SharePoint, като облачно решение, което предоставя необходимите функции за централизирано управление на съдържание и висока степен на сигурност.
Основните етапи включваха:
Подробен анализ на изискванията и нуждите на организацията, включително проучване на специфичните документи, календари и функции, които трябва да поддържа платформата. (отне 4 седмици)
Проектиране на потребителски интерфейс – създадохме структуриран интерфейс, който предоставя лесен достъп до основните секции, като новини, календари, вътрешни правила, регистър на делата и подсайтове за библиотеки и документи. (отне 3 седмици)
Изграждане на персонализирани функции – интеграция на търсачка, която обхваща цялото съдържание, и автоматизирани известия за следене на промени по документи и статуси на дела. (отне 6 седмици)
Тестване и обучение – след изграждането на платформата, проведохме тестове за производителност и сигурност и осигурихме обучение на служителите. (отне 3 седмици)
Решение
Нашето решение беше изграждането на интегрирана и персонализирана SharePoint базирана интранет платформа, която включва следните основни функции:
Начална страница с лесен достъп до новини и акценти, търсачка, и лого на клиента.
Календари за срещи и заседания, които служителите могат да управляват самостоятелно.
Подсайтове за различни нужди – подсайт за управление на специализирана документация и подсайт „Библиотека“ за лесен достъп до професионална литература и ресурси.
Регистър на входяща и изходяща кореспонденция с възможност за автоматично номериране и линкове към сканирани документи.
Автоматизирани известия за крайни срокове и промени по документи, които позволяват на служителите да следят актуалните задачи и напомняния.
„Живеем в информационна епоха: в днешния свят способността за бърза обработка и споделяне на информация е от съществено значение. Това е особено важно в организации като нашата, където обменът на знания и данни е в основата на дейността ни. Новата интранет платформа, изградена от отличния екип на Парафлоу, има стратегическа роля за нашия напредък.“ Главен експерт „Системно осигуряване“ в държавната организация |
Заключение
Изграждането на новата интранет платформа за държавната организация със специализирани правомощия бележи значителен напредък в подобряването на вътрешната комуникация, управлението на документи и административната ефективност на институцията. Проектът осигури необходимата гъвкавост и сигурност за работа с голям обем от чувствителна информация, като същевременно позволи на експертите да се съсредоточат върху основните си задължения.
Платформата изпълни ключовите изисквания на клиента, като предостави цялостно решение, което е не само интуитивно и лесно за използване, но и достатъчно адаптивно за бъдещи нужди. Чрез леснодостъпните календари, документни регистри и търсачката, интранет системата значително улесни ежедневната работа на екипите, повишавайки продуктивността.
Служителите вече разполагат с персонализирани инструменти и автоматизирани функции, които им помагат да управляват по-ефективно делата и кореспонденцията, като елиминират възможността за човешки грешки при следене на крайни срокове и задачи.
Системата се утвърди като важен компонент за координация и сътрудничество между различните отдели на клиента, позволявайки на институцията да работи по-прозрачно, с високо ниво на сигурност и ефективност.